ALTERNATIVE PAIE

Événements justifiant la distribution d’un chèque-cadeaux
Plusieurs évènements au cours de l’année sont l’occasion de distribuer des chèques cadeaux aux salariés. L’attribution du bon d’achat doit être en lien avec l’un des évènements suivants :

- En cas de naissance ou d’adoption ;
- Un mariage ou un PACS ;
- Un départ à la retraite ;
- La fête des mères ou des pères ;
- La Sainte-Catherine (le 25 novembre) ;
- La Saint-Nicolas (le 6 décembre) ;
- Les fêtes de Noël 

L’attribution des chèques cadeaux n’est pas obligatoire. Si l’employeur décide de les accorder, ils doivent être remis indifféremment à tous les salariés d’une entreprise, sans discrimination.

Les cadeaux, les chèques-cadeaux ou le bons d’achat sont des titres de paiement achetés généralement par le CSE auprès des magasins spécialisées, offerts ensuite aux salariés.

Leur statut est considéré comme un avantage en nature, cependant ils bénéficient d’une tolérance de la part de l’ACOSS (Agence centrale des organismes de Sécurité sociale).

Pour l’attribution de bons d’achats lors d’évènements collectifs (comme les fêtes de Noël), aucune distinction ne doit être faite entre les salariés sur des critères subjectifs (comme l’âge, l’origine, l’appartenance syndicale, etc…). Le salariés doit tout de même être concerné par l’évènement pour en bénéficier.

Si le montant global des bons d’achat ou des chèques-cadeaux  n’excède pas, pour une année civile et par salarié, 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, ils sont ainsi exonérés de cotisations sociales. Par ailleurs les montants concernés ne sont pas déclarables comme revenu et la TVA est déductible.

Lien entre l’événement et l’utilisation du chèque-cadeau
L’utilisation du bon d’achat doit être en lien avec l’évènement pour lequel il est attribué.

Il doit mentionner soit la nature du bien qu’il permet d’acquérir, soit un ou plusieurs rayons de grand magasin ou le nom d’un ou plusieurs magasins. Il ne peut pas être utilisé pour du carburant ou de produits alimentaires courants.

Par exemple, lorsqu’il est attribué à l’occasion du Noël pour les enfants des salariés (jusqu’à 16 ans révolus), le bon d’achat devra permettre l’accès à des biens en rapport avec cet évènement tels que notamment les jouets, les livres, les disques, les vêtements, les équipements de loisirs ou sportifs.

Attention !
Si les chèques-cadeau sont remis au salarié après Noël, ils seront soumis aux cotisations sociales.

Montant du chèque-cadeau conforme aux usages
Un seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale est appliqué par événement et par année civile. Les bons d’achat sont donc cumulables, par événement, s’ils respectent le seuil de 5 % du plafond mensuel.

Pour les salariés avec les enfants, deux événements font l’objet d’une adaptation :

Pour la rentrée scolaire, le seuil est de 5 % du plafond mensuel par enfant ; ainsi, si chacun des parents perçoit un bon d’achat pour l’enfant, il faudra cumuler le montant et le comparer au seuil de 5% du plafond mensuel;
Pour le Noël des enfants, le seuil est de 5 % par enfant et 5 % par salarié ; ainsi, les 2 parents salariés de la même entreprise pourront prétendre aux bons d’achats pour le même enfant.
La tolérance visant à exonérer les bons d’achat ou cadeaux sous certaines conditions ne s’applique pas aux bons d’achat ou cadeaux versés par l’employeur alors qu’il y a un comité d’entreprise.

Plafond de l’exonération pour les fêtes de fin d’année
Pour ne pas être soumis aux cotisations sociales, les bons d’achats et les cadeaux attribués au cours de la même année à un salarié ne doivent pas excéder 5% du plafond mensuel de la Sécurité Sociale, soit 171€ pour 2021.

A savoir :
Du fait de la prolongation des mesures sanitaires, il a été décidé de porter le plafond d’exonération de 171 à 250€ dans le but de soutenir le pouvoir d’achat des salariés et l’activité des commerces.

Pour bénéficier de l’exonération, certaines conditions doivent être respectées :

L’offre de cadeaux ou de bons d’achat ne doit pas être obligatoire : il ne faut pas qu’il s’agisse d’une obligation dont l’employeur s’acquitte en vertu de sa convention collective, d’une disposition de contrat de travail ou d’un usage ;
L’attribution des cadeaux ne doit pas être discriminatoire : ils doivent être offerts à tous les salariés ou à toute une catégorie de salariés.
Sur l’année civile, même si le plafond est dépassé, une exonération reste possible sous trois conditions :

Le cadeau ou bon d’achat est attribué à l’occasion de certains évènement, dont Noël fait partie ;
Le cadeau est en relation avec l’évènement qu’il est destiné à marquer. Le bon d’achat devra mentionner soit la nature du bien qu’il permet d’acquérir, soit un ou plusieurs rayons de magasins et grands magasins ;
Il ne dépasse pas le plafond d’exonération pour 2021, par évènement et par année civile. Pour Noël, le seuil s’applique par salarié et par enfant (jusqu’à l’âge de 16 ans non révolus).
Il est également possible pour les employeurs, jusqu’au 31 mars 2022, d’offrir à leurs salariés une prime exceptionnelle exonérée de charges sociales : la fameuse prime Macron. Cette prime est limitée à 1 000€ ou 2 000€ selon les situations. L’exonération reste toutefois réservée aux salariés dont la rémunération, au cours des 12 mois précédent son versement, est inférieure à 3 fois la valeur annuelle du SMIC.

La subrogation… qu’est-ce que c’est ?
La subrogation de salaire est « le maintien du salaire du collaborateur pendant son arrêt de travail ». Néanmoins dans les faits il y a un autre aspect important à prendre en considération :
-  la subrogation de salaire permet également à l’employeur payant le salaire du collaborateur de percevoir directement l’Indemnité Journalière de la Caisse d’Assurance Maladie.
Des avantages partagés
Les avantages pour les collaborateurs sont conséquents, surtout dans un contexte sanitaire instable ou les arrêts maladie explosent littéralement : Ils ne se sentent pas pénalisés financièrement, puisque l’entreprise complète le versement de la caisse d’assurance maladie. L’assurance d’une continuité de versement de leur salaire au montant courant est indéniablement un avantage social direct, dont il faut que chaque collaborateur ait conscience. Cela pourrait constituer un point à part entière dans le Bilan Social Individuel.
Cela enlève un poids supplémentaire sur les épaules d’un collaborateur pouvant être dans un état de santé plus ou moins grave et subissant un arrêt plus ou moins long. On sait à quel point le stress financier est toujours un facteur aggravant dans ce genre de situation.
Un avantage social de cette nature, marquant clairement la solidarité de l’entreprise avec ses salariés — surtout dans un contexte aussi particulier —, influence certainement positivement la satisfaction et l’engagement des collaborateurs.
Il faut noter ici que la subrogation présente donc également des avantages pour l’entreprise, qui bénéficie directement et indirectement de l’avantage qu’elle consent à ses salariés : le coût total du désengagement — Voir l’évolution de l’IBET en 2019 — est parfois supérieur à celui d’arrêts maladie bien gérés, en bonne intelligence et confiance avec le collaborateur concerné. Et le contexte sanitaire inédit — avec les inquiétudes et les incertitudes qu’il véhicule — se prête au développement d’une solidarité bénéfique pour toutes les parties.

A condition que les IJ soient suivies et bien gérées

Pour cumuler ces avantages, encore faut-il que les entreprises fassent preuve d’une gestion des indemnités journalières solide, pour ne pas se retrouver dans un gouffre administratif et financier. En effet, la subrogation de salaire étant une sorte d’avance de salaire en l’attente d’un remboursement par la Caisse d’Assurance Maladie, l’entreprise se doit d’assurer un rapprochement rigoureux et efficace entre la CPAM et le collaborateur, afin d’éviter tout oubli de transmission de document et par suite des gaps dans la trésorerie. Méthode, sécurité et conformité sont donc de mise !

Mesures sociales:
 
1-Subvention prévention COVID19 :
 
D’abord, si vous avez investi ou comptez investir dans certain équipement de protection ou de distanciation physique. La subvention prévention COVID permet, sous certaines conditions, de financer jusqu’à 50% de votre investissement. L’Assurance Maladie propose cette aide exceptionnelle jusqu’à épuisement du budget alloué. Cette subvention est destinée aux entreprises de 1 à 49 salariés et les travailleurs indépendants (sans salarié) dépendant du régime général. Le montant de la subvention correspond à 50% de l’investissement hors taxes réalisé par les entreprises. Conditionné à un montant minimum d’investissement de 1.000 € HT et maximum de 10.000 € HT. La subvention varie donc entre 500 € et 5.000 €.

2-Financement des salaires des apprentis :
 
Une aide exceptionnelle de 5.000 € à 8.000 € pour financer le salaire de votre apprenti. Cette aide s’applique donc pour tous les apprentis préparant un diplôme de niveau master ou inférieur. Les contrats doivent être conclus entre le 1er juillet 2020 et le 28 février 2021. Avec cette aide, le salaire des apprentis de mois de 21 ans embauchés en apprentissage est intégralement financé. Au-delà de 21 ans et jusqu’à 25 ans révolus, le reste à charge pour vous est d’environ 150 € par mois.

3- Aide à l'embauche des jeunes de moins de 26 ans

Une aide de 4 000 € maximum est instaurée pour l'embauche d'un jeune de moins de 26 ans. Le contrat doit être un CDD d'une durée de 3 mois minimum ou un CDI. La rémunération du jeune salarié doit être inférieure ou égale à 2 fois le Smic. Chaque recrutement qui remplit les conditions requises donne droit à cette aide. Ce dispositif concerne les contrats conclus entre le 1er août 2020 et le 31 janvier 2021

 
4-Le chômage partiel maintenu pour faire face à la crise sanitaire :
 
Le Gouvernement a prolongé le dispositif d’activité partielle jusqu’au 31 décembre 2020. Avec un reste à charge nul pour l’employeur pour tous les secteurs protégés ou les secteurs qui font l’objet d’une fermeture administrative. Les autres entreprises ayant recours au chômage partiel verront leur reste à charge maintenu à hauteur de 15%. Il faudra donc « prouver » que malgré sa bonne foi et son adaptabilité, votre entreprise ne « pouvait pas » continuer à travailler .
 

Alternative Paie vous se tient à vos cotés pour vous aider à bénéficier de  ces dispositifs.

Pour plus de précisions n'hésitez pas à nous contacter.

En externalisant la gestion de votre paie, vous pouvez :
• Simplifier vos processus de conformité, notamment dans le cadre du Règlement général sur la protection des données (RGPD) ;
• Réduire les risques, avec un spécialiste entièrement consacrée à la gestion de la paie de votre société
• Réduire la charge administrative et libérer vos équipes administratives, RH et Finances. 
 
Les organisations qui gèrent en interne l'administration du personnel ont des coûts supérieurs de 18 % en moyenne pour ces fonctions par rapport à celles qui externalisent.

L’externalisation est-elle adaptée à vos besoins ?
Toutes les entreprises peuvent bénéficier des avantages d’une gestion de paie externalisée, quel que soit leur secteur d’activité, leur zone géographique ou leur taille.

L’externalisation est particulièrement recommandée si votre entreprise :
 
• ne dispose pas d’un personnel administratif, RH ou financier en interne ;
• préfère recentrer ses équipes sur les tâches stratégiques ;
• est présente à l’international, mais ne dispose pas d’experts locaux pour la gestion de paie ;
• a besoin d’une continuité garantie de sa paie et d’un plan efficace de reprise d’activité en cas de sinistre ;
• se préoccupe de sa conformité aux réglementations actuelles et à venir.

Si vous rencontrez des difficultés, il vous est possible, sous certaines conditions, de mettre en place une activité partielle de vos salariés. 
Dans quels cas pouvez-vous y avoir recours ?

Lorsqu’une entreprise rencontre des difficultés, il lui est possible, sous certaines conditions, de mettre en place une activité partielle de ses salariés afin de les maintenir dans l’emploi.

L’employeur doit alors faire une demande officielle afin d’obtenir une allocation de l’Etat qui lui permettra de verser les indemnités dues aux salariés concernés.

Informations Coronavirus COVID-19

Face à la pandémie du Covid-19, le Gouvernement a mis en place des mesures immédiates de soutien aux entreprises afin de préserver les emplois et éviter les licenciements. Pour répondre à cet objectif, le dispositif de chômage partiel a été simplifié et renforcé.

Comment ça fonctionne ?
L’entreprise verse une indemnité égale à 70 % du salaire brut (environ 84 % du net) à ses salariés. Les salariés au SMIC ou moins sont indemnisés à 100 %.
La prise en charge de cette indemnité par l’État et l’Unedic est de 85 % de l’indemnité versée au salarié, dans la limite inchangée de 4,5 SMIC.
Les secteurs les plus sinistrés, faisant l’objet de fermetures administratives en raison de la crise sanitaire, continuent de bénéficier d’une prise en charge à 100 %.
Comment en bénéficier ?
Pour les entreprises devant réduire ou suspendre leur activité, afin de placer leurs salariés en chômage partiel, une demande d’activité partielle peut être déposée en ligne sur le site du ministère du Travail dédié au chômage partiel.

Dans quels cas l’entreprise peut-elle avoir recours à l’activité partielle ?
Une entreprise peut mettre en place une activité partielle si la baisse ou l’arrêt temporaire de son activité est due à :

La conjoncture économique
Des difficultés d’approvisionnement
Un sinistre ou des intempéries de caractère exceptionnel
La transformation, restructuration ou modernisation de l’entreprise
Toute autre circonstance de caractère exceptionnel.
Que faut-il savoir avant de mettre en place une activité partielle ?
L’employeur peut actuellement prétendre à l’allocation d’activité partielle dans la limite de 1 607 heures par an par salarié, quelle que soit la branche professionnelle. Dans le cas d’une mise à l’activité partielle des salariés pour cause de travaux de modernisation, le nombre d’heures est ramené à 100 heures.
Lorsque l’entreprise choisit de mettre en place une activité partielle de ses salariés, elle doit alors verser des indemnités aux salariés concernés. Ces indemnités doivent atteindre au moins 70 % de la rémunération brute horaire antérieure, soit environ 84 % du salaire net horaire antérieur.

L’indemnité est de 100 % de la rémunération nette antérieure si des actions de formation sont mises en œuvre pendant les heures chômées.

Pour payer ces indemnités, l’entreprise reçoit une allocation financée conjointement par l’Etat et l’Unédic. Un simulateur permet d’estimer le montant de l’allocation d’activité partielle. Ce simulateur s’adresse aux employeurs comme outil d’aide à la décision ainsi qu’aux employés désirant estimer l’indemnité d’activité partielle qu’ils pourraient toucher si leur employeur décidait de les placer en activité partielle.
Le ministère du Travail a publié un document complet ainsi que des questions réponses précisant les évolutions procédurales du dispositif d’activité partielle ainsi que les modalités de calcul de l’allocation d’activité partielle dans le cadre du dispositif mis en place suite à l’épidémie de Coronavirus COVID-19.

Quelles sont les étapes pour une mise en activité partielle ?

1. Consulter les représentants du personnel
Dans les entreprises de plus de 50 salariés, l’employeur doit consulter les représentants du personnel avant la mise en place de l’activité partielle. La discussion porte sur les motifs de recours, les catégories professionnelles et les activités concernées, le niveau et les modalités de mise en œuvre des réductions d’horaire, les actions de formation envisagées ou tout autre engagement pris par l’entreprise.
Dans les autres entreprises, l’employeur doit informer directement ses salariés de la mise en activité partielle.
2. Envoyer une demande
Une demande d’autorisation de mise en activité partielle doit être envoyée à la Direccte du département où est implantée l’entreprise.

Cette demande doit notamment comprendre :

les motifs justifiant le recours à l’activité partielle
la période prévisible de sous-activité
le nombre de salariés concernés et leur durée de travail habituelle
le nombre d’heures prévisionnelles d’activité partielle demandées.
Envoyer une demande d’activité partielle

En réponse à la demande, une décision est envoyée dans un délai de 15 jours. Sans réponse dans ce délai, la demande est tacitement accordée. L’autorisation d’activité partielle est accordée pour un maximum de six mois renouvelables.
Par exception, en cas de force majeure (épidémie, sinistre, intempérie de caractère exceptionnel), la demande d’autorisation n’intervient qu’à posteriori dans un délai de 30 jours.
3. Faire une demande mensuelle de remboursement des indemnités versées aux salariés

Si la demande est acceptée, l’entreprise peut alors se mettre en activité partielle. L’employeur doit verser à ses salariés l’indemnité d’activité partielle à la date habituelle du salaire. Pour se faire rembourser, il doit envoyer une demande d’indemnisation via son espace, tous les mois.

Durant cette période compliquée et pour toutes ces démarches chronophages,  Alternative Paie est à vos côtés pour vous accompagner et vous apporter les meilleures solutions.
N’hésitez pas à nous contacter.